Procedure di trattamento dei reclami e di risoluzione delle controversie disponibili a norma degli articoli 38 e 39 della Legge n.35 del 15 marzo 2017

La Rasi risponde per  iscritto ai reclami, nel termine di 45 giorni dalla loro ricezione, fornendo i chiarimenti necessari e, se del caso, adottando le  misure  opportune per far venir meno le ragioni  della  doglianza.  Se  un  reclamo  e' ritenuto privo di fondamento, la Rasi fornisce adeguata motivazione, a meno che lo stesso non sia palesemente infondato o strumentale.

La Rasi, a fronte di un reclamo fondato, considera lo stesso come un’opportunità per ottimizzare i suoi servizi, così come una possibilità di adottare le misure più opportune per rimuovere le criticità segnalate.

La Rasi  fornisce una procedura chiara, semplice e tracciabile per coloro che desiderino presentare un reclamo formale; assicura  che i reclami siano trattati in modo tempestivo e secondo previsioni di legge; garantisce la riservatezza delle informazioni ricevute nel corso di un reclamo; fornisce i chiarimenti necessari e, se del caso, adotta le misure opportune per far venire meno i motivi della doglianza; raccoglie segnalazioni che ci aiutino a migliorare quello che facciamo.

Possono presentare un reclamo i seguenti soggetti, siano essi persone fisiche o giuridiche:

a. Soci o Mandanti Rasi;

b. Altri titolari di diritti;

c. Organismi di gestione collettiva con i quali Rasi ha stipulato un accordo di rappresentanza.

In base all’art. 38 del D. L.vo 35/2017 la presente procedura può essere utilizzata per reclami che, in particolare, riguardano:

a. l’autorizzazione a gestire diritti e il relativo ritiro o revoca dei diritti;

b. le condizioni di adesione;

c. la riscossione degli importi dovuti ai titolari dei diritti;

d. le detrazioni applicate e le revisioni dei ruoli;

e. le distribuzioni degli importi dovuti ai titolari dei diritti

Il reclamo si invia:

• on line attraverso l’email “info@reteartistispettacolo” inserendo nell’oggetto la parola “Reclamo” ;

• via posta elettronica certificata all’indirizzo “rasi@pec.reteartistispettacolo.it

• via posta ordinaria tramite raccomandata con ricevuta di ritorno intestata alla DIREZIONE GENERALE, Servizio Reclami, Via Po 43 - 00198 Roma .

Eventuali istanze proposte utilizzando una modalità diversa da quelle descritte non potranno essere individuate né gestite  come reclamo. Se necessario gli uffici, potranno richiedere al reclamante ulteriore documentazione ai fini dell’esame del reclamo.

I reclami di cui ai punti c ed e del precedente paragrafo 2 possono essere presentati entro e non oltre il termine di 90 giorni dalla data di ricevimento o inserimento nella pagina personale dell’avente diritto (award system) della rendicontazione dei diritti.

Tutti i reclami devono essere completi delle seguenti informazioni:

1. Nome e Cognome della persona fisica che propone il reclamo e l’eventuale denominazione della persona giuridica per conto della quale viene proposto;

2. Recapiti: indirizzo, mail e numero telefonico proprio e della persona giuridica per conto della quale viene effettuato il reclamo;

3. Copia del Codice Fiscale e del documento di riconoscimento, atti a dimostrare la reale identità del reclamante. Tale richiesta è necessaria al fine di tutelare la vostra privacy in caso di non titolarità ad effettuare il reclamo.

4. Dettagli sulla natura del reclamo, inclusi tutte le peculiarità rilevanti necessarie ad inquadrare anche temporalmente la vicenda. In particolare dovrà essere indicato in modo chiaro e conciso l’accaduto, il motivo del reclamo ed ogni altro elemento utile ad una corretta identificazione delle circostanze che hanno dato luogo alla contestazione.

Saranno considerati incompleti ed in ogni caso non validi i reclami carenti delle informazioni di cui ai punti da 1 a 4, con conseguente annullamento d’ufficio degli stessi a seguito di opportuna notificazione al reclamante. Potrà essere richiesta al reclamante ulteriore documentazione ritenuta necessaria alla contestualizzazione del reclamo; quest’ultima dovrà essere recapitata agli uffici RASI nel termine massimo di 7 giorni solari per consentire una corretta istruttoria delle circostanze che hanno generato la doglianza ed una risposta tempestiva entro una tempistica massima di 45 giorni solari dalla data di ricezione del reclamo.

L’utente sarà informato della presa in carico del reclamo attraverso la notifica all’indirizzo mail indicato, entro i due giorni successivi in cui la contestazione risulta essere pervenuta in Rasi. Sarà notificata mediante la medesima modalità la comunicazione dell’annullamento d’ufficio del reclamo laddove quest’ultimo non sia completo della documentazione necessaria. Nel caso in cui non venga comunicato un indirizzo mail  l’annullamento d’ufficio sarà in ogni caso comunicato al reclamante attraverso l’invio di una raccomandata con ricevuta di ritorno presso l’indirizzo specificato .

Dal momento in cui la pratica di reclamo è completa della documentazione necessaria, gli Uffici competenti comunicheranno l’esito scritto entro 45 giorni solari dalla notifica di presa in carico, mediante:

• mail inviata all’indirizzo indicato;

• posta elettronica certificata all’indirizzo PEC del mittente;

• Raccomandata con ricevuta di ritorno recapitata presso l’indirizzo specificato.

Ai fini di valutare la ricevibilità dei reclami la Rasi verifica in via preliminare la correttezza formale degli stessi e la loro attinenza ad uno o più degli ambiti di intervento indicati nella presente procedura.

In particolare la Rasi considererà irricevibili, e di conseguenza annullati d’ufficio:

• le segnalazioni su un medesimo caso e di contenuto identico ad un precedente reclamo, a meno che non intervengano novità sostanziali;

• i reclami su questioni già all’attenzione dell’Autorità Giudiziaria;

• i quesiti circa l’interpretazione della legge sui diritti;

• i reclami relativi ai termini generali di rilascio delle licenze ed ai sistemi tariffari in uso per i vari repertori amministrati;

• i reclami aventi ad oggetto la normativa di cui alla L. 241/90 (accesso agli atti) nonché quella relativa al trattamento dei dati, come disciplinata dal D. L.vo 196/2003;

• I reclami effettuati per conto di terzi per i quali non si ha la titolarità ad agire.

• I reclami di cui ai punti c ed e del paragrafo 1 che siano stati presentati oltre il termine di 90 giorni dalla data di ricevimento della rendicontazione dei diritti.

Per le contestazioni ritenute irricevibili verrà fornita in ogni caso una risposta scritta entro le tempistiche previste dalla procedura di trattamento dei reclami. Nella risposta saranno indicate le motivazioni alla base della ritenuta irricevibilità.